Las notas de gastos son documentos en papel o digitales que usan los trabajadores para notificar y solicitar el reembolso que han realizado en relación con su trabajo. Suelen ser gestionadas por el departamento de administración, que define el formato, metodología, reglas e información necesaria para poder justificar y gestionar adecuadamente los gastos en concepto de dietas.
Los campos básicos y que podrían considerarse estándar son:
Además se pueden establecer una serie de campos adicionales con el objeto de tener una mayor información y mejorar la gestión.
1. La redacción de la nota: la realiza el empleado que ha realizado los gastos, tomando como referencia las facturas o tiques que ha ido recopilando.
2. El control y la supervisión de la misma: a través de un auditor (interno y/o externo) la empresa comprueba que esos gastos sean reales y se ajusten a las políticas establecidas.
3. Incorporación de los datos en la contabilidad general de la empresa y a otros sistemas de gestión.
Recientemente la Oficina Acelera Pyme realizó un webinar donde se explicaron más detalles sobre las notas de gasto, si quieres recibir la grabación rellena el formulario que encontrarás aquí.
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