Llega final de mes y las empresas tienen que enfrentarse a varios trámites con los organismos. Por suerte, ya no es necesario desplazarse a las oficinas, guardar colas, transportar documentos físicos ni atenerse a horarios. Ahora, las gestiones pueden solucionarse a través de un ordenador con acceso a internet.
A día de hoy, las sociedades están obligadas por ley a comunicarse con los organismos a través de sus sedes electrónicas. Los primeros que comenzaron a ofrecer sus gestiones de forma online fueron la Agencia Tributaria y la Seguridad Social, pero poco a poco se han ido sumando otras instituciones.
Desde sus páginas web se puede acceder a todos los trámites utilizando una llave conocida como certificado digital. Existen varios tipos, pero es el certificado digital de representante el que las sociedades necesitan para poder telegestionar.
Con esta herramienta y entrando a la sede electrónica de cada organismo, las empresas pueden tener al día sus trámites. Además, no tienen que esperar a un día concreto o adaptarse a unos horarios fijos, pues las sedes electrónicas están disponibles las 24 horas durante todo el año.
AGENCIA TRIBUTARIA
En la web de la Agencia Tributaria, las sociedades pueden solicitar certificados, autorizaciones y citas previas, presentar impuestos y tasas o consultar, aplazar o pagar deudas. Si se tiene pendiente alguna comprobación fiscal o requerimiento, la empresa puede contestar y aportar documentación directamente a través de la sede electrónica. Solicitar procedimientos de revisión o suspensión o tramitar denuncias, por ejemplo de pagos en efectivo, son más trámites que las empresas pueden llevar a cabo en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
SEGURIDAD SOCIAL
La web de la Seguridad Social también ofrece tramitar un gran número de gestiones. Si se clica en la pestaña “Empresas”, se despliegan todas las opciones que las sociedades y los autónomos pueden realizar a través del ordenador. Por ejemplo, se puede pedir el informe de vida laboral de la empresa, conocer la base de cotización de un autónomo, solicitar un aplazamiento de pago si la sociedad tiene deudas o pedir cualquier certificado o informe, como certificados de estar al corriente o duplicados de la inscripción como empresarios.
OTROS ORGANISMOS SE SUMAN
Al igual que las sociedades tienen la obligación de comunicarse con los organismos de forma online, ellos también notifican a las compañías telemáticamente. Cuelgan las comunicaciones en una especie de buzón llamado Dirección Electrónica Habilitada, donde las empresas tienen que darse de alta y dejar un correo. Así, cuando el organismo en cuestión cuelga una notificación, llega un aviso al email diciendo que en el buzón de la empresa hay algún mensaje o documento.
Este procedimiento es igual en todas las instituciones. Las empresas tienen que informar a todos los organismos de cuál es su Dirección Electrónica Habilitada para que cualquiera pueda comunicarse con ellas a través de esta vía. De igual modo, las sociedades deben contestar también utilizando este buzón.
Tres herramientas para telegestionar
- Certificado: La más usada con diferencia es el certificado digital. Es una firma que se instala en el navegador, garantiza la identidad de su titular en internet y permite realizar gestiones con los organismos a través de sus sedes electrónicas.
- DNI: También sirve para la telegestión, pero casi no se usa. Es prácticamente lo mismo que el certificado digital, con la particularidad de que se lleva en el DNI. De hecho, el certificado digital resulta más fácil de usar porque se puede instalar en el ordenador y tenerlo así siempre a mano.
- Cl@ve: Sirve para realizar trámites concretos. Se puede solicitar a través de la app móvil Cl@ve PIN o en la sede electrónica del organismo con el que el usuario quiera realizar el trámite. El PIN se debe usar antes de 10 minutos para completar el acceso al sistema. Una vez dentro, el usuario puede acceder a los servicios que permitan Cl@ve hasta que se desconecte de la sede electrónica.
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